Похоже, безвозвратно ушли те времена, когда родительское предостережение "Будешь плохо учиться - всю жизнь просидишь секретаршей" казалось резонным. Теперь, когда стало модным иметь не мобильный, а просто рабочий телефон, эта профессия рассматривается нашими дамами как первый шаг к успехам в бизнесе, материальному благополучию, а иногда и к счастью в личной жизни - не секрет, что союзы "секретарша - босс" встречаются так же часто, как и "учительница - лейтенант". И даже если свое секретарское кресло ты занимаешь только потому, что прошлым летом провалилась в вуз, учишься на вечернем или только что вышла из декретного отпуска, - ты тратишь время не зря.
НАЧНЕМ с того, что опыт делового общения и навыки работы с оргтехникой не бывают лишними. К тому же широкий круг обязанностей учит грамотно распределять свое время - от соискательницы секретарской должности в первую очередь ждут пунктуальности. Во многих небольших компаниях секретарь - координатор деятельности всего офиса и незаменимый помощник директора. Точно передавать распоряжения руководства, грамотно оформлять бумаги и терпеливо отвечать на телефонные звонки потенциальных клиентов и партнеров - это твоя задача. Как правило, от тебя не ждут особой инициативы, но то, что ты адекватно представляешь бизнес-процесс своей фирмы, - само собой разумеется. Поэтому консультанты в кадровых агентствах советуют с первых дней работы на новом месте тщательно изучать перечень предоставляемых твоей организацией услуг или товаров, по возможности выучивать наизусть расценки, модели, артикулы и разные специфические термины. Бывает очень грустно, когда, звоня в автосервис, не можешь от девушки с сексуальнейшим голосом добиться хоть какой-нибудь информации, кроме часов работы. Карьера моей приятельницы закончилась после того, как она иммобилайзер (противоугонное устройство) назвала будвайзером (сорт пива).
В серьезных компаниях вновь поступившему сотруднику выдают письменные инструкции, освещающие все возможные нюансы работы, в них также бывают рекомендации к выбору одежды и стилю поведения. Если это не твой случай, ты можешь сама стать творцом своей должности (что, кстати, весьма разнообразит рутинный секретарский труд), структурируя обязанности и время, наблюдая за более опытными коллегами. Некоторый элемент самобытности поможет стать тебе ценным и незаменимым работником. Однако не переусердствуй. Свою незаурядность лучше проявлять не в супер-мини и бижутерии, вызывающей зависть вождя африканского племени, а в оперативности, находчивости и четкости исполнения поручений. Заведи свою маленькую базу данных, куда ты сможешь заносить информацию о постоянных клиентах и посетителях. Твой рейтинг стремительно вырастет, если ты с первого раза будешь запоминать, кого как зовут и кто по какому вопросу приходил. Одна моя подруга, студентка-вечерница, начав свою трудовую биографию со скромной позиции секретаря на телефоне, теперь, учась на пятом курсе, возглавляет департамент в крупной торговой корпорации. Начиная, она всего лишь старалась быть в курсе дел своего отдела, а на досуге размышляла, как можно было бы повести себя на месте того или иного сотрудника. И поэтому, подменяя заболевшего менеджера по продажам, сумела привлечь в фирму нескольких солидных клиентов.
В коммерческих структурах большая часть секретарской деятельности связана с телефоном. И здесь важное значение имеет твой голос. Если от природы он у тебя не очень мелодичный - не беда. Куда хуже, когда он никакой. Если звонящий в фирму на свой вопрос о времени окончания совещания слышит сонное "А я не зна-а-ю...", он может недооценить не только тебя, но и фирму. Психологи советуют улыбаться, разговаривая по телефону, - от этого голос автоматически становится звонким и приветливым. Даже если ты не можешь точно ответить на заданный вопрос, старайся избегать негативных ответов. Обязательно назови звонящего по имени и предложи перезвонить позднее или оставить информацию. Если тебе приходится работать с мини-АТС и распределять входящие звонки, на первое время составь себе список дежурных фраз, которые позволят точно выяснить цель звонка и имя звонящего. В скором времени они сами будут отскакивать от зубов.
Наблюдая за другими сотрудниками, ты сможешь определить, какой стиль общения приветствуется в компании, каковы ее традиции и история - то есть то, что теперь называется новым термином "корпоративная культура". В любом случае не стоит в первый же понедельник докладывать всем, как ты в выходные стригла собаку или оттягивалась с друзьями.
Часто от представительниц прекрасного пола можно услышать: "Работа секретарем? Это не для меня". Что ж, являясь правой рукой босса и хозяйкой офиса, ты действительно являешься "техническим персоналом", то есть относишься к сфере обслуживания. Но, во-первых, "плох тот солдат, который...", во-вторых, само твое желание делать карьеру страхует тебя от прозябания на секретарской должности - фирмы, нуждающиеся в нетребовательных исполнительных скромницах, амбициозных претенденток отсекают на первом этапе. И не забывай, что в условиях нашей действительности не место красит человека, а резюме.
Лестница наверх: от курьера до директора