Счастливчиков, которые ухитряются выполнить все поручения начальства и при этом уйти с работы ровно в 18.00, не так уж много. К сожалению, большинству людей не хватает отведённых на работу 8 часов для того, чтобы расправиться со всеми делами. И часто вина за "вечерние посиделки" в офисе лежит вовсе не на изобилии работы, а на неумении распоряжаться собственным временем. Впрочем, отчаиваться не стоит, ведь науке экономить время вполне можно научиться.
Строим планы
ПСИХОЛОГИ советуют разделить все ваши дела на четыре основные категории: "срочно и важно" , "не срочно, но важно", "срочно, но не важно", "не срочно и не важно". При этом специалисты уверены, что дела, которые вы отнесли к двум последним категориям, лучше не выполнять. Их вполне можно поручить подчинённым или отложить на неопределённый срок, освободив время для дел, которые вошли в первые две категории.
При этом старайтесь спланировать свой рабочий день так, чтобы работа была распределена по блокам. Например, в один блок вы можете объединить несколько телефонных разговоров, в другой - ответы на корреспонденцию, в третий - обсуждение служебных вопросов с подчинёнными и коллегами. Специалисты уверены, что такое разделение помогает не терять времени на то, чтобы переключиться с одной работы на другую.
Составляя расписание, важно учитывать и свои биологические ритмы. Давно известно, что люди делятся на два основных типа - "жаворонки" и "совы". Первые легко встают по утрам и наиболее продуктивно работают в первой половине дня. Вторым, напротив, лучше работается ближе к вечеру. Дела, которые требуют максимальной концентрации и внимания, нужно планировать на то время, когда вы работаете более эффективно. А рутинную работу, которую вы можете делать даже в полусонном состоянии, отложите на "дремотные часы".
Однако специалисты предупреждают - не стоит чрезмерно увлекаться планированием. Заносите в свой ежедневник только по-настоящему важные дела, а не текущую работу. Люди с распухшим органайзером часто тратят на планирование гораздо больше времени, чем на саму работу. Планирование становится для них своеобразной игрой - чем больше дел будет записано в ежедневнике, тем приятнее вычёркивать выполненное. Но при этом в списке завершённых дел часто оказываются лишь мелочи, тогда как по-настоящему важная работа так и остаётся несделанной.
Планируем потери
ДАЖЕ если вам удалось составить действительно чёткий план на день, выполнить его получается далеко не всегда. Обычно мешают досадные мелочи - посторонние звонки, ожидание встречи, маленькие просьбы начальства, некстати зависший компьютер могут запросто уничтожить ваш поминутный план.
Почему так происходит? А потому, что в вашем замечательном плане не существует весьма важного раздела - потери рабочего времени. К сожалению, такие проволочки неизбежны, и с бесполезной тратой части рабочего дня нужно просто смириться и внести её в свой план. Специалисты давно сосчитали, что подобные мелочи в среднем отнимают около 20% рабочего времени. А раз так, вы запросто можете скорректировать своё расписание и перестать раздражаться по этому поводу.
Учимся халтурить
ИНОГДА причиной нехватки времени, как ни странно, оказывается ваша чрезмерная ответственность, или так называемый "синдром отличника". Вам хочется, чтобы вся ваша работа была выполнена идеально. В результате вы можете готовиться к докладу на рядовом совещании, как к выступлению на международной конференции, - потратить несколько часов на составление своей речи, тогда как можно было обойтись всего несколькими пометками в блокноте.
Ещё одна причина сбоев в вашем расписании - непримиримая борьба за выполнение плана. Не старайтесь сделать всё, что намечено любой ценой. Вполне вероятно, что в процессе работы возникнут более срочные и важные дела.
И последний совет - учитесь не обращать внимания на мелкие детали. Специалисты давным-давно подсчитали, что 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи содержится действительно полезная информация. Если при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер вы ограничитесь тем, что является действительно важным, это поможет сократить потери времени.
Наука концентрации
НАВЕРНЯКА вы не однажды замечали, что по нескольку раз перечитываете один и тот же текст, так и не сумев вникнуть в его смысл, ловили себя на том, что думаете о посторонних вещах, пока начальник раздаёт указания, или пьёте уже третью чашку чая, так и не приступив к работе. В результате в конце рабочего дня вы обнаруживаете, что большая часть времени была потрачена впустую, а важные дела так и остались невыполненными. Существует несколько приёмов, которые помогут натренировать внимание:
- Иногда, для того чтобы сконцентрироваться, достаточно сделать пять-шесть глубоких вдохов. Это упражнение увеличит поступление кислорода в мозг и снимет беспокойство.
- Каждый час делайте небольшие перерывы в работе - иногда невозможность сосредоточиться говорит о том, что вы просто устали.
- Поэкспериментируйте с музыкой. Многим, как ни странно, трудно работать в тишине.
- Как можно чаще упражняйтесь в устном счёте. Перед тем как сделать покупки в магазине, постарайтесь сосчитать в уме общую сумму. Специалисты утверждают, что это простое упражнение улучшает внимание.
Интересно
УЧЁНЫЕ из Новой Зеландии, изучая взаимоотношения между коллегами, пришли к неожиданному заключению. Оказывается, жалобы, споры на рабочем месте и скандалы с сослуживцами на самом деле укрепляют командный дух. Заключение, к которому пришли исследователи, звучит следующим образом: "Людям, входящим в одну команду, необходимо время от времени "поплакаться" друг другу. Жалобы, обращённые к коллеге, вызывающему у вас симпатию, одновременно отражают и укрепляют командные взаимоотношения, скрепляя таким образом весь коллектив". Более того, авторы исследования пришли к выводу, что использование членами одной команды ненормативной лексики может принести немалую пользу. По словам руководителя исследования профессора Джанет Холмс, в определённом контексте и при определённых условиях ругательства могут терять свои оскорбительные свойства - используя такую лексику, сослуживцы как бы говорят друг другу: "Ты мне нравишься, поэтому я могу позволить себе быть грубым".
Полезные советы
• Наведите порядок на рабочем столе. На поиск нужного документа, погребённого под завалами бумаг, тратится довольно много времени.
• Если выполняете действительно важную работу, которая требует концентрации, ограничьте доступ к себе и не бойтесь прослыть нелюдимым человеком. Наоборот, вас скорее начнут воспринимать как сотрудника, который серьёзно относится к делу. А чтобы не отвлекаться на телефонные звонки, на время включите автоответчик.
• Собираясь сделать телефонный звонок, запишите основные пункты обсуждения. Как правило, это помогает сократить время разговора.
• Не стремитесь делать всё самостоятельно. Часть дел можно передать коллегам или подчинённым. Даже если вам кажется, что подчинённые работают слишком медленно, не стоит пытаться выполнить работу вместо них.
Кстати
НАЧАЛЬНИКИ, испытывающие стресс, должны есть больше фруктов и пить больше воды - это поможет организму справиться с нагрузкой. Исследование, проведённое по заказу одного из лондонских банков, показало, что начальникам под воздействием стресса следует также отказаться от употребления шоколада (стимулирует и без того натянутые нервы), жареной картошки (повышает уровень холестерина в крови, провоцируя сердечные заболевания) и, кроме того, выучиться перепоручать свою работу другим. То же исследование показало, что, по крайней мере, 56 процентов боссов заполучают на работе стресс, который пагубно отражается на их личной и семейной жизни. Каждый 10-й опрошенный начальник заявил, что испытывает проблемы со здоровьем.